Wydział Obsługi

Wydział podlega bezpośrednio Sekretarzowi.

Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy całokształt spraw związanych z prowadzeniem spraw kadrowych, kancelaryjnych i organizacyjnych polegających na prawidłowym funkcjonowaniu Urzędu, w szczególności:

  1. prowadzenie spraw dotyczących obsługi mieszkańców: kancelaria i sekretariat;
  2. przyjmowanie, kwalifikowanie korespondencji wpływającej do Urzędu, w tym bezpośrednio od interesantów oraz jej rejestracja również w elektronicznym systemie wspomagającym proces obiegu dokumentów;
  3. prowadzenie rejestru skarg i wniosków składanych do Urzędu;
  4. prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych;
  5. prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień;
  6. obsługa organizacyjno – kancelaryjna Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy;
  7. prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
  8. prowadzenie rejestru udzielonych upoważnień i pełnomocnictw;
  9. prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta oraz przygotowywanie i przekazywanie informacji o podjętych przez Wójta zarządzeniach;
  10. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
  11. prowadzenie spraw z zakresu odbywanych w Urzędzie staży absolwenckich oraz praktyk studenckich i uczniowskich;
  12. prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem naborów na stanowiska urzędnicze w Urzędzie,
  13. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;
  14. sporządzanie projektu struktury organizacyjnej Urzędu i ciągłe jej doskonalenie;
  15. opracowywanie projektów innych aktów wewnętrznego kierowania w zakresie funkcjonowania Wydziału;
  16. prowadzenie archiwum Urzędu i współpraca z Archiwum Państwowym;
  17. obsługa przedsiębiorców w zakresie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministerstwo Rozwoju;
  18. wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką;
  19. wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów.

Referat Administracyjno-Gospodarczy

KIEROWNIK - Piotr Karolak
Tel. 22 767 73 17
pokój nr 4

Do zadań Referatu należy:

  1. zabezpieczanie materiałowo – techniczne Urzędu, w tym również dostawa prasy, książek i czasopism specjalistycznych;
  2. utrzymanie budynku Urzędu i jego wyposażenie, a także otoczenia budynku w stanie spełniającym wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy;
  3. zaopatrzenie komórek organizacyjnych w wyposażenie i sprzęt niezbędny do realizacji ich zadań;
  4. dokonywanie znakowania wyposażenia Urzędu i współudział w przeprowadzaniu inwentaryzacji mienia;
  5. przekazywanie informacji niezbędnych do prowadzenie ewidencji ilościowej materiałów i wyposażenia biurowego oraz składników majątku Urzędu;
  6. zapewnienie wsparcia w zakresie informatyki pracowników Urzędu;
  7. prowadzenie rejestru sprzętu komputerowego i zakupionych programów;
  8. bieżący nadzór nad funkcjonowaniem sieci komputerowej oraz sprzętu w Urzędzie, w tym współpraca z gwarantami oraz serwisem infrastruktury komputerowej;
  9. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem systemami informatycznymi Urzędu;
  10. administrowanie i nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu komputerowego w rzędzie oraz zabezpieczeniem i nadzorowaniem systemu telefonicznego i informatycznego w Urzędzie;
  11. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem elektronicznego obiegu dokumentów oraz elektronicznej skrzynki podawczej;
  12. sprawowanie dozoru nad mieniem obiektu Urzędu, monitoring potrzeb w tym zakresie;
  13. rozwożenie oraz wywieszanie na tablicach ogłoszeń gminnych obwieszczeń, zawiadomień, plakatów itp.;
  14. eksploatacja samochodów służbowych;
  15. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem pracowników w odzież roboczą i ochronną;
  16. prowadzenie spraw związanych z umieszczeniem tablic urzędowych, godła i flagi państwowej oraz herbu Gminy, w tym dekorowanie budynku z okazji świąt, rocznic państwowych i innych ważnych wydarzeń i okoliczności;
  17. przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, dostawy mediów, świadczenia usług telefonicznych, pocztowych, serwisowych, ubezpieczeniowych i innych oraz odpowiedzialność za realizację zawartych umów.

Archiwum Zakładowe
Archiwista – Katarzyna Wierzbicka

Pracami archiwum zakładowego kieruje archiwista zakładowy. Archiwista realizuje zadania związane z utrzymaniem Archiwum Zakładowego, a w szczególności:

  1. przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu;
  2. przechowywanie i zabezpieczenie przed uszkodzeniem przyjętej dokumentacji;
  3. prowadzenie ewidencji akt;
  4. udostępnianie dokumentacji osobom upoważniony;
  5. przekazywanie materiałów archiwalnych kat. A do Archiwum Państwowego
  6. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchwalnej (kat. B) i udział w jej komisyjnym brakowaniu
  7. przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Archiwum Państwowego;
  8. postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania określonej działalności;
  9. bieżąca współpraca z Archiwum Państwowym;
  10. udostępnianie informacji publicznej ze zbiorów archiwalnych;
  11. opracowywanie i aktualizowanie instrukcji archiwalnej;
  12. sporządzanie i przesyłanie do Archiwum Państwowego sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego;
  13. nadzór nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin.

Archiwista zakładowy pełni funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych. Do zakresu czynności koordynatora należy bieżący nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych, a w szczególności nadzór nad doborem klas z wykazu akt do załatwienia spraw, właściwym załatwianiem spraw i prowadzeniem akt sprawy.